Melding maken van integriteitsschending
0. Informele melding
Je kan ten allen tijde je vermoeden van een integriteitsschending vertrouwelijk bespreken met een medewerker, de klachtenmanager, de raadgever integriteit of een bestuurslid. Zij kunnen je als je dat wil informeren over en begeleiden bij de formele meldingsprocedure.
De uitgebreide klachtenbehandelingsprocedure vind je hier.
1. Eerstelijnsmeldpunt
Via ons eerstelijnsmeldpunt kan je een integriteitsklacht formeel indienen. Deze klacht betreft iets dat je zelf hebt meegemaakt of iets dat je hebt gezien dat in strijd is met onze gedragscode.
Via deze procedure is een klacht of melding ontvankelijk indien:
- het betrekking heeft tot integriteitsschendingen begaan door Solidagro, met inbegrip van haar bestuurders, medewerkers en vrijwilligers in uitoefening van hun opdracht.
- de klacht of melding werd ingediend door een belanghebbende, zoals elke medewerker, bestuurder, partner en begunstigde van Solidagro.
- de feiten van de klacht niet langer dan 10 jaar geleden plaatsvonden.
- de klacht of melding werd ingediend via het eerstelijnsmeldpunt van Solidagro.
- de klacht niet anoniem werd ingediend.
- het niet gaat over een klacht of melding die eerder werd ingediend en waaraan een adequaat gevolg werd gegeven.
Het meldpunt is hier terug. De melding komt dan aan bij onze klachtenmanager (Paul Verbeke) en onze externe consultant (Birgit De Clerck).
2. Ontvangstbevestiging
Na ontvangst van de klacht of melding stuurt de klachtenmanager een ontvangstbevestiging naar de melder binnen de 5 werkdagen.
3. Het vooronderzoek
Het vooronderzoek wordt uitgevoerd door Paul Verbeke, de klachtenmanager en voorzitter van Solidagro. Via het vooronderzoek stelt hij vast of er na een melding een onderzoek moet worden gevoerd en beoordeelt hij de ontvankelijkheid van de klacht of melding.
De klachtenmanager maakt een verslag van het vooronderzoek op. Op basis van zijn bevindingen in verband met de ontvankelijkheid, de echtheid en bewijsbaarheid van de beweerde feiten, maakt de klachtenmanager al dan niet een voorstel van een onderzoek.
De klachtenmanager voert steeds een onafhankelijke analyse uit en koppelt tijdig terug met de melder. Eventueel toetst hij af met de integriteitsverantwoordelijke (Tim De Roeck) of leden van het bestuur, maar enkel na akkoord van de melder. De raadgever integriteit (Elisa T.) wordt niet geïnformeerd over het vooronderzoek of het onderzoek van de klacht of melding.
Indien het vooronderzoek uitwijst dat er geen reden is voor een onderzoek, stelt de klachtenmanager de melder hiervan op de hoogte met een beknopte motivatie.
4. Het onderzoek
Op basis van de feiten en gegevens van het onderzoek wordt beslists welke personen betrokken worden en of het onderzoek intern of extern uitgevoerd zal worden. Discretie en vertrouwelijkheid worden maximaal gegarandeerd.
De klachtenmanager hanteert steeds de volgende principes:
- vertrouwelijkheid van informatie;
- proportionaliteit;
- behandeling binnen een redelijke termijn;
- afwezigheid van vooringenomenheid;
- bescherming van de betrokken partijen.
De feiten, gevoeligheid, het risico en de complexiteit van de klacht of melding worden steeds getoetst aan deze principes. De klachtenmanager neemt altijd een onafhankelijke, vertrouwelijke en respectvolle positie in ten opzichte van alle betrokken partijen.
Er kan enkel afgeweken worden van het vertrouwelijk houden van de identiteit van de melder na uitdrukkelijke instemming van de betrokken partijen of wanneer de wetgeving dit vereist.
5. Afhandeling en opvolging van het onderzoek
Als uit het onderzoek blijkt dat er mogelijke strafbare feiten werden gepleegd, kan er advies worden ingewonnen van een interne of externe expert waarna eventueel gerechtelijke stappen zullen worden gezet. Als uit het onderzoek blijkt er geen integriteitsschending werd begaan, wordt geen maatregel opgelegd.
Gepaste maatregelen worden genomen ten aanzien van de dader. Deze hangen uiteraard af van het onderzoek en kunnen sterk variëren. Gepaste maatregelen zijn onder andere een berisping of waarschuwing, onmiddellijk ontslag, bemiddeling of minnelijke schikking.
Het bepalen van de sanctie gebeurt door de klachtenmanager, eventueel na intern of extern advies.
De uitkomst van het klachtenonderzoek wordt aan de melder en eventueel het slachtoffer van de schending meegedeeld. De redelijke termijn moet hiervoor worden gerespecteerd. De precieze invulling van de follow-up naar het slachtoffer toe hangt af van de feiten, omstandigheden en het resultaat van het onderzoek. In elk geval houdt de klachtenmanager de vinger aan de pols na de afhandeling van de klachtenprocedure.
6. Andere meldingskanalen
Een melder kan ook terecht bij het centraal meldpunt wanneer:
- Een grondig en correct onderzoek onwaarschijnlijk is
- Er geen navolging was van een melding bij het eerstelijnsmeldpunt
- Het onderzoek na melding niet grondig of correct was
- De nodige maatregelen niet werden genomen
Dit kan enkel voor meldingen rond misbruik, gedefinieerd als seksuele uitbuiting, seksueel misbruik of seksuele intimidatie, en niet voor financiële of integriteitsschendingen. De ontvankelijkheid van de melding wordt beoordeeld door het centraal meldpunt. Bij de beoordeling zal het centraal meldpunt contact opnemen met de betrokken organisatie ter verificatie van:
- De opvolging van de melding
- De maatregelen die werden genomen
- En indien nodig, de integriteitsprocedures
Hierbij heeft de betrokken organisatie medewerkingsplicht. Indien de betrokken organisatie niet voldoet aan de vereisten zal het centraal meldpunt een rapport met aanbevelingen doorgeven.
