Politique d'intégrité

L'intégrité concerne à la fois l'intégrité morale et l'intégrité financière. L'intégrité morale concerne l'absence d'éléments tels que le harcèlement, les comportements transgressifs, la discrimination, l'abus de pouvoir et les conflits d'intérêts. L'intégrité financière concerne l'acquisition et l'utilisation responsables des ressources, l'absence de fraude et de corruption, etc.

Solidagro travaille sur son intégrité en recherchant la cohérence et la transparence à tous les niveaux de l'organisation. Nous nous efforçons d'être égaux et justes vis-à-vis des autres et de l'environnement. Une politique d'intégrité basée sur une charte d'intégrité dynamique nous rappelle nos responsabilités.

Charte d'intégrité

En 2018, Solidagro a signé une charte d'intégrité qui comprend 10 actions concrètes pour prévenir autant que possible les violations de l'intégrité et, si une violation se produit, pour la détecter et la traiter de manière appropriée. Vous pouvez trouver la charte d'intégrité et les actions qui l'accompagnent ici.

Le responsable de l'intégrité Tim De Roeck, la conseillère en intégrité Elisa T. et le responsable des plaintes Paul Verbeke coordonnent la mise en œuvre de la charte. En concertation avec les employés, ils formulent des mesures et des points d'action appropriés.

Rôles et responsabilités de notre politique d'intégrité

Le responsable de l'intégrité est Tim De Roeck, directeur de Solidagro. Il est chargé de concrétiser les points de la charte d'intégrité. Il s'agit d'établir et de maintenir une véritable culture de l'intégrité au sein de l'organisation, notamment en identifiant les points à améliorer et en élaborant un plan d'action.

Le conseiller en intégrité est Elisa T., responsable politique de Solidagro. Le conseiller en intégrité doit être la personne à laquelle tout employé ou bénévole de l'organisation peut s'adresser en toute confiance pour obtenir des conseils en matière d'intégrité. Il apporte son soutien en réfléchissant, si nécessaire, aux mesures de suivi et aux actions possibles, l'écoute active étant essentielle. Le conseiller en intégrité est tenu à la confidentialité, sauf en cas de situation exceptionnelle (telle qu'un danger grave et imminent pour une personne ou l'organisme) qui ne peut être évitée sans rompre cette confidentialité.

Le gestionnaire des plaintes est Paul Verbeke, président de Solidagro. Le gestionnaire des plaintes assure un suivi adéquat des plaintes pour atteinte à l'intégrité déposées par l'intermédiaire le point de contact confidentiel. Le gestionnaire des plaintes examine et analyse ces plaintes d'intégrité de manière aussi indépendante et confidentielle que possible. Sur la base de cette analyse, le gestionnaire des plaintes propose des mesures, des actions et éventuellement des sanctions.

Plus d'informations ici.

Melding maken van integriteitsschending

0. Notification informelle

Vous pouvez à tout moment discuter en toute confidentialité de vos soupçons de violation de l’intégrité avec un employé, le responsable des plaintes, le conseiller en intégrité ou un membre du conseil d’administration. Si vous le souhaitez, ils peuvent vous informer et vous guider dans la procédure de signalement formel.

Vous trouverez ici la procédure complète de traitement des plaintes.

1. Point de signalement de première ligne

Vous pouvez déposer officiellement une plainte en matière d’intégrité via notre point de signalement de première ligne. Cette plainte concerne quelque chose que vous avez vécu ou quelque chose que vous avez vu qui constitue une violation de notre code de conduite.

Dans le cadre de cette procédure, une plainte ou une notification est recevable si :

il s'agit de violations de l'intégrité commises par Solidagro, y compris ses membres du conseil d'administration, employés et bénévoles dans l'exercice de leurs fonctions.
la plainte ou le signalement a été déposé par une partie concernée, telle que tout employé, directeur, associé et bénéficiaire de Solidagro.
les faits de la plainte se sont produits il n’y a pas plus de 10 ans.
la plainte ou le signalement a été déposé via le point de signalement de première ligne de Solidagro.
la plainte n'a pas été déposée de manière anonyme.
il ne s'agit pas d'une plainte ou d'un signalement qui a été préalablement déposé et suivi de manière adéquate.

Le point de reportage est de retour ici. Le rapport sera ensuite envoyé à notre responsable des plaintes (Paul Verbeke) et à notre consultante externe (Birgit De Clerck).

2. Accusé de réception

Après réception de la plainte ou du signalement, le responsable des plaintes enverra un accusé de réception dans un délai de 5 jours ouvrables.

3. L'enquête préliminaire

L'enquête préliminaire est menée par Paul Verbeke, responsable des plaintes et président de Solidagro. Par l'enquête préliminaire, il détermine si une enquête doit être menée suite à un signalement et il évalue la recevabilité de la plainte ou du signalement.

Le responsable des plaintes établit un rapport de l'enquête préliminaire. Sur la base de ses conclusions concernant la recevabilité, l’authenticité et la prouvabilité des faits allégués, le gestionnaire des plaintes peut ou non proposer une enquête.

Le responsable des plaintes effectue toujours une analyse indépendante et fournit un retour d'information en temps opportun au déclarant. Si nécessaire, il vérifiera auprès du responsable de l'intégrité (Tim De Roeck) ou des membres du conseil d'administration, mais seulement après que le déclarant de plainte ait donné son accord. La conseillère en intégrité (Elisa T.) n'est pas informée de l'enquête préliminaire ni de l'enquête sur la plainte ou le signalement.

Si l'enquête préliminaire montre qu'il n'y a pas lieu d'ouvrir une enquête, le responsable des plaintes en informera le déclarant avec une brève motivation.

4. La recherche

Sur la base des faits et des données de l’enquête, il sera décidé quelles personnes seront impliquées et si l’enquête sera menée en interne ou en externe. La discrétion et la confidentialité sont garanties dans la mesure du possible.

Le gestionnaire des plaintes applique toujours les principes suivants :

confidentialité des informations;
proportionnalité;
traitement dans un délai raisonnable ;
absence de partialité;
protection des parties concernées.

Les faits, la sensibilité, le risque et la complexité de la plainte ou du rapport sont toujours testés par rapport à ces principes. Le responsable des plaintes adopte toujours une position indépendante, confidentielle et respectueuse envers toutes les parties concernées.

Une exception à la confidentialité ne peut être faite qu’avec le consentement exprès des parties concernées ou lorsque la loi l’exige.

5. Traitement et suivi de l'enquête

Si l'enquête révèle que des infractions pénales potentielles ont été commises, l'avis d'un expert interne ou externe peut être sollicité, après quoi une action en justice peut être engagée. Si l’enquête démontre qu’aucune violation de l’intégrité n’a été commise, aucune mesure ne sera imposée.

Des mesures appropriées seront prises à l’encontre de l’auteur. Ceux-ci dépendent évidemment de la recherche et peuvent varier considérablement. Les mesures appropriées comprennent une réprimande ou un avertissement, un licenciement immédiat, une médiation ou un règlement à l’amiable.

Le responsable des plaintes détermine la sanction, si nécessaire après avis interne ou externe.

Le résultat de l’enquête sur la plainte sera communiqué au déclarant et, le cas échéant, au déclarant de plainte. Le délai raisonnable doit être respecté pour cela. La nature précise du suivi du déclarant de plainte dépend des faits, des circonstances et du résultat de l’enquête. Dans tous les cas, le responsable des réclamations garde un œil attentif sur les choses une fois la procédure de réclamation terminée.

6. Autres voies de communication

Un déclarant de plainte peut également contacter le point de contact central de signalement si :

Une enquête approfondie et correcte est peu probable
Il n'y a eu aucune suite à un signalement adressé au point de signalement de première ligne.
L’enquête après le rapport n’a pas été approfondie ni correcte
Les mesures nécessaires n’ont pas été prises

Cela n’est possible que pour les signalements d’abus, définis comme l’exploitation sexuelle, les abus sexuels ou le harcèlement sexuel, et non pour les violations financières ou d’intégrité. La recevabilité du signalement sera évaluée par le point central de signalement. Lors de l'évaluation, le point central de signalement contactera l'organisation concernée pour vérifier :

Le suivi de la notification
Les mesures qui ont été prises
Et si nécessaire, les procédures d’intégrité

Dans ce cas, l’organisation concernée a le devoir de coopérer. Si l’organisation concernée ne répond pas aux exigences, le point central de signalement soumettra un rapport contenant des recommandations.